Tutti i vantaggi dei software collaborativi e dove trovare i migliori

In inglese si chiamano groupware e sono degli applicativi web-based concepiti per rendere più semplice ed efficace il lavoro collaborativo in team, consentendo una migliore collaborazione, un più valido coordinamento delle idee e dei progetti del singolo, in uno spazio di lavoro unico.

Un valido software collaborativo deve offrire una gestione centralizzata e sincronizzata in tempo reale dei documenti, dell’agenda e dello stato di avanzamento dei lavori, deve essere flessibile e scalabile per adattarsi senza difficoltà alle situazioni e alle funzioni più svariate. Deve inoltre anche essere accessibile anche da dispositivi mobili.

Il lavoro in équipe da remoto e la collaborazione in rete sono destinate a essere sempre più la cifra dell’epoca in cui viviamo. Già prima dell’emergenza del distanziamento sociale che caratterizza questi mesi, con l’affermarsi della globalizzazione l’utilizzo dei software collaborativi era già in rapida diffusione più a livello aziendale, come strategia utile per affrontare competitor sempre più agguerriti, per risparmiare tempo e denaro negli spostamenti e, non ultimo, per ridurre l’impronta ambientale.

Quali tipi di groupware esistono?

In senso lato anche le piattaforme per la comunicazione come messenger e chat, le videoconferenze e i social network aziendali sono classificabili come software collaborativi, ma più propriamente si definisce come groupware un programma che consente il coordinamento di un lavoro complesso e interdipendente verso un obiettivo condiviso, che è appunto la gestione collaborativa.

Le principali categorie di software collaborative sono le seguenti:

• File sharing.
• Editor online, con cui elaborare, modificare, condividere, scaricare e pubblicare testi scritti in vari formati documento insieme ad altre persone in tempo reale.
• Fogli di calcolo online, per collaborare e condividere dati e informazioni strutturate.
• Gestione documentale (DMS), per organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.
• Sistemi per la gestione di task, per pianificare, sincronizzare e tracciare le varie fasi di un progetto.
• Calendari elettronici, su cui vengono programmati gli eventi e che inviano notifiche automatiche ai membri del gruppo.
• Sistemi di knowledge management, per raccogliere, organizzare, gestire e condividere vari tipi di informazioni scientifiche e culturali.
• Sistemi extranet, per raccogliere, organizzare, gestire e condividere le informazioni associate alla consegna di un progetto (ad esempio la costruzione di un edificio).
• Sistemi intranet, per condividere rapidamente le informazioni aziendali ai membri di un’azienda via Internet.

Di proposito non abbiamo voluto citare nomi di piattaforme o software più o meno conosciuti e apprezzati, anche perché non è detto che rappresentino una soluzione per i bisogni di ogni singola azienda.

Consigliamo invece di trovare il tool che fa al caso vostro effettuando un’operazione di ricerca capillare mediante su un comparatore di software come Appvizer, che mette a confronto le diverse funzionalità dei programmi scoprendone i punti di forza e le debolezze.