Telefonia aziendale: l’importanza di monitorare i costi telefonici

Monitorare i costi telefonici, specie a livello aziendale, è determinante per operare i giusti accorgimenti e non sostenere voci di spesa periodiche troppo onerose.

A tale scopo, non sempre il mero controllo esterno o l’eliminazione di una linea risultano efficaci, perché nella composizione della spesa intervengono svariati fattori, primo fra tutti il piano tariffario.

Al fine di avere un monitoraggio personalizzato e aggiornato nel tempo, molte imprese si affidano a software che individuano, in modo automatico e privo di errori, le criticità negli asset telefonici predefiniti.

In questo ambito, una soluzione molto apprezzata è per esempio SmartDAS, messa a disposizione da Proveco, realtà di riferimento nello sviluppo e nella produzione di software gestionali da oltre 30 anni.

Nello specifico, è possibile visionare le caratteristiche principali di SmartDAS anche online, alla pagina https://www.proveco.it/smartdas-software-gestione-sim-device-mobili-aziendali/ del sito ufficiale.

Grazie a un software gestionale di qualità, dunque, i costi telefonici possono essere monitorati costantemente al fine d’intervenire in maniera tempestiva.

L’evoluzione della telefonia aziendale nel tempo

Nell’immaginario comune, il telefono aziendale consta in una o più linee fisse come nel caso del centralino.

Se questo era vero fino a un po’ di anni fa, con l’avvento di dispositivi quali smartphone, tablet e programmi per effettuare telefonate da PC (VoIP), il concetto si è evidentemente ampliato.

Si rende così necessario un software versatile che possa intervenire su router, sim card e notebook, raccogliendo i dati da ognuno di questi dispositivi per offrire un quadro completo dei consumi.

Ciò allarga il raggio d’azione a qualunque tipo di ditta, da quella più piccola e raccolta a quella che prevede cellulari aziendali e altri strumenti per la gestione telefonica a distanza, come potrebbe accadere per trasferte o sessioni di smart working.

Come migliorare la gestione della telefonia aziendale con i software

Un buon software, non opera meramente con il monitoraggio dei numeri effettuati, ma individua persino gli errori di composizione degli stessi quando si è in modalità manuale e non automatica.

A seconda dei contratti e delle fatturecon i principali fornitori scelti dall’azienda, propone report puntuali che indicano chiaramente una previsione accurata dei costi, indicando tempestivamente se saranno rispettati quelli solitamente sostenuti o vi sarà un discostamento più o meno importante.

Un altro elemento fondamentale presente in questa tipologia di report, riguarda ad esempio i guasti subiti dalla linea telefonica, con conseguente manutenzione: in questo caso, la spesa sostenute per la riparazione potrà persino essere inserita nel computo finale. Non solo, qualora si verifichino anomalie nelle telefonate,imputabili a uno o più dipendenti, sarà anche possibile provvedere con la richiesta del pagamento del sovrappiù da parte di chi le abbia create.

Grafici e dati numerici completano il quadro d’insieme, consentendo di cogliere a prima vista ogni criticità in corso d’opera. A tal proposito, di frequente occorre integrare anche una formazione atta a mettere in condizioni, coloro che in azienda dovranno occuparsi della gestione dei costi telefonici, di poter comprendere e usare il software in autonomia.

Può capitare di dover inserire piani tariffari nuovi, oppure numeri telefonici di fornitori appena acquisiti o comunque di andare a modificare la struttura stessa del gestionale di monitoraggio. Conoscere alla perfezione tutte le opzioni e gli strumenti sarà senz’altro condizione necessaria e imprescindibile, ma ci sarà anche bisogno di poter contare su un supporto tecnico presente ed efficace.

Un controllo ottimale indispensabile per la crescita aziendale

Non solo si avrà, quindi, un controllo puntuale delle spese ma anche una gestione agevole e versatile senza investire prezioso tempo aggiuntivo.

In pochi click, infatti, si potrà accedere a una serie d’informazioni tutte riconducibili al piano telefonico aziendale per poi dedicarsi a questioni di bilancio che riguardino tutti gli altri settori. Ottimizzando tali passaggi, si avrà a disposizione molto più tempo per implementare strategie di crescita, di vendita e consentire quindi lo sviluppo migliore per l’azienda senza doversi soffermare su una singola problematica.