Gestionale aziendale e software ERP: Utili SÌ, ma quanto mi costano?

Quando si valuta l’adozione di un nuovo gestionale aziendale, la prima domanda di qualsiasi imprenditore e responsabile è: utile sì, ma quanto mi costa?

Naturalmente quando andremo a quantificare i costi non ci si potrà ridurre a calcolare solamente il costo delle licenze, bensì bisogna valutare altri fattori che concorrono a determinare il TCO (Total Cost of Ownership).

Parlando di gestionali “prefabbricati” bisogna infatti chiedersi:

• Per mettere in moto la nuova soluzione ERP dovrò acquistare del nuovo hardware? (Esempio: Un nuovo server, una nuova rete, soluzioni hardware per il backup dei dati?)
• Dovrò acquistare nuovi software? (Esempio: licenze di utilizzo di un database o di un web server proprietario?)
• Se possiedo già un database pieno di dati, quanto mi costerà e quanto tempo mi richiederà la migrazione dei vecchi dati sulla nuova soluzione ERP?
• Quanto costerà il canone annuo di manutenzione e aggiornamenti software?
• Quanto ore di consulenza serviranno al fine di modellare il nuovo gestionale e integrarlo efficientemente a tutti i miei processi aziendali?
• Quante ore di training serviranno per formare i miei dipendenti all’utilizzo efficiente del nuovo gestionale aziendale?
• Quanto costeranno le personalizzazioni che renderanno il gestionale aziendale su misura per la mia realtà?
• Quanto costeranno i riallineamenti delle personalizzazioni all’uscita di nuove release?

Facendo due conti realizzeremo che di tutte queste voci, quelle relative alle licenze sono quelle che impattano di meno sul costo del progetto, specie se l’intenzione è quella di utilizzare la soluzione ERP per qualche anno.

La domanda ora è: perché invece non puntare su una soluzione ERP su misura?

Un gestionale sviluppato su misura infatti:

• non presenta alcun costo di licenza
• i costi di sviluppo non saranno influenzati dal numero di utenti che utilizzaranno il software ERP;
• non richiede obbligatoriamente l’acquisto di nuovo hardware: la soluzione ERP si può adattare a quello esistente o, in alternativa, si può sviluppare su misura per l’hardware indicato dal cliente;
• se il gestionale viene sviluppato utilizzando prodotti open source, non richiede l’acquisto di ulteriori componenti software;
• non richiede ulteriori personalizzazioni o riallineamenti: è già cucito su misura per le specifiche esigenze del cliente;
• la migrazione dei tuoi dati dal precedente gestionale alla nuova soluzione ERP è solitamente inclusa nei costi di sviluppo;
• anche la correzione dei bug è inclusa nei costi di sviluppo e non è necessario stipulare un canone di manutenzione annuale;

Alternativamente si può scegliere una soluzione che permetta di sfruttare il vantaggio di entrambe le realtà, per esempio utilizzando un software di fatturazione “prefabbricato” a cui affiancare un software gestionale verticale cucito su misura per le esigenze del business.