Firma elettronica: funzionalità e vantaggi

Vi è mai arrivata un’e-mail con oggetto qualcosa del tipo “Firma online contratto affitto“? Per molti di noi, specie in tempi di restrizioni alla mobilità, sarebbe un sogno poter assolvere a un’incombenza di questo tipo comodamente da casa propria davanti al proprio PC o tablet. Proprio questo offrono i nuovi servizi di firma elettronica: un enorme risparmio di tempo che fa sempre comodo. Ma non solo: dall’apposizione di una firma elettronica deriva anche maggior sicurezza rispetto alla tradizionale firma autografa. Vediamo di capire qualcosa in più sulle caratteristiche della firma elettronica.

Che cos’è la firma elettronica

Per dirla in parole povere, la firma elettronica è un insieme di dati in forma elettronica utilizzati come metodo di identificazione informatica (tanto per intenderci, in maniera analoga al PIN delle carte di debito o di credito e alle credenziali come username e password necessarie per accedere a un sito web). La firma elettronica è un metodo di identificazione che abbina delle funzionalità tecniche e legali per consentire un’autenticazione e una prova di consenso su un documento digitale. Attenzione però, la firma elettronica non è l’equivalente di una semplice firma su un PDF: un fornitore di firma elettronica può però servire ai suoi clienti un servizio legalmente vincolante soltanto se è in grado di soddisfare tre rigidi criteri:

1. autenticazione delle parti firmatarie
2. prova del consenso
3. sigillo elettronico sul documento firmato (a garanzia della sua integrità).

La firma elettronica è giuridicamente vincolante?

Una firma elettronica ha lo stesso valore legale di una normale firma apposta su documento cartaceo. L’Unione Europea le riconosce mediante la regolamentazione eIDAS. Per questo è importante affidarsi a dei fornitori di firma elettronica certificati europei (come ad esempio Yousign), in grado di generare per i loro partner delle firme legalmente vincolanti perché conformi alle normative europee.

Vantaggi della firma elettronica

L’adozione di questo metodo rientra nella generale e necessaria spinta al processo di dematerializzazione in ottica paperless, per un futuro in cui tutto sarà digitalizzato (dalla stesura del documento, firma, archiviazione) – con enorme risparmio di spazio e tempo, nonché favorendo una straordinaria semplificazione dell’accesso ai documenti e un’ottimizzazione dei lavori di back office.

Come si richiede e ottiene una firma elettronica?

Presto detto: il richiedente la firma deve inviare al cliente o all’interlocutore i documenti da approvare per via telematica (usando formati leggeri e diffusi come il PDF) e chiedere di apporre una o più firme online. Di solito i documenti da firmare sono più di uno: in quel caso si devono caricare tutti i documenti e i contatti, stabilendo l’ordine in cui i firmatari dovranno apporre la loro firma elettronica. Se il sistema informatico è dei più avanzatati consente di tracciare la situazione delle firme in tempo reale, con ricezione di una notifica al momento della firma. A quel punto il richiedente la firma riceve un dossier di prova con indicazione della data, e può generare e archiviare un file con valore legale per garantire l’avvenuta apposizione della firma su ogni contratto.

A quali settori è adatta la firma elettronica?

Gli ambiti che già sfruttano da tempo questo sistema sono soprattutto banche e istituti di credito, compagnie assicurative, mercato immobiliare, reparti HR (per firma di contratti di assunzione), pubblica amministrazione e health care.