Consigli per riuscire a dominare valanghe di email

Qualcuno mi ha inoltrato un interessante post in lingua inglese pieno di buoni consigli (anche se alcuni sembreranno delle ovvietà) su come evitare di rimanere sommersi dalle centinaia di messaggi email che intasano quotidianamente la nostra casella di posta elettronica. Nonostante tutti i tool oggi disponibili, molti di noi non riescono affatto a dominare la valanga quotidiana di messaggi. L’ho trovato abbastanza interessante (alcune delle azioni consigliate le compivo già spontaneamente, altre mi sono proposta di impararle!) e ne riassumo qui il contenuto. Per chi fosse interessato ad approfondire l’argomento, questa è la versione integrale.
I consigli basilari sono quattro:
1. Porsi l’obiettivo di svuotare la mailbox ogni giorno. Questo non significa rispondere a ogni messaggio, ma almeno sistemare da qualche parte ogni messaggio.
2. Esaminando ogni email scegliere velocemente tra una delle seguenti opzioni:
  * Evadere: se ti servono meno di due minuti per fare quanto richiesto, fallo subito e ti toglierai dai piedi il problema sentendoti molto più efficiente.
  * Delegare: non per giocare ‘a scaricabarile’, ma forse qualcun altro potrà evadere la richiesta al posto tuo perché farlo non implica decisioni importanti.
  * Rimandare: ma prendi un appunto sull’agenda
Tutto questo per le email che richiedono un’azione. Ma ci sono anche email informative. In questo caso le opzioni sono due:
  * Cestinare: se non hai l’impressione che queste informazioni ti potranno servire in futuro, cancellale pure. Sicuramente, se mai dovessi averne bisogno in futuro, da qualche parte su Internet ritroverai ciò che ti serve.
  * Archiviare: c’è chi archivia con un sistema molto articolato e chi invece conserva tutto in una cartella “posta esaminata da conservare”. Il secondo metodo ha il vantaggio di non richiedere una scelta su dove archiviare: per esempio, se mi scrive Matteo parlandomi di Giovanni, devo archiviare nella cartella Marco o nella cartella Giovanni? Oppure in tutte e due? In questo modo le cose si complicano facilmente. Bisogna tenere presente che con i più attuali programmi per la gestione della posta si ritrovano con estrema facilità tutte le informazioni conservate, quindi l’archiviazione può essere anche meno precisa.
3. Imparare a utilizzare le scorciatoie da tastiera invece del mouse. Questo vale per tutti i lavori fatti al computer: quasi ogni azione compiuta dal mouse ha un equivalente sulla tastiera, basta prendere un pochino di tempo studiare la guida. Ogni volta che si staccano le mani dalla tastiera si perde del tempo prezioso!
4. Imparare a utilizzare i filtri antispam e per la posta a bassa priorità che scremeranno di molto la quantità di posta ricevuta giornalmente.
Certo, ci vuole un piccolo investimento di tempo per imparare alcuni trucchi, che però alla fine ripagheranno con un grosso risparmio di tempo ed energia.